Presentatiestijlen binnen de programma raad

Herken je dat?

Een projectmanager start met een presentatie over de voortgang van zijn project voor een stuurgroep met stakeholders; en het is zooo saai; Uiteraard klopt het volledig wat de beste man te vertellen heeft, maar wat is het monotoon verteld; Feitelijk zie je, dat hij zo goed zijn best aan het doen is om echt alles te vertellen, tot in de kleinste details; en wat heeft dat tot gevolg??

De beste man blijft maar doorpraten, op dezelfde toon, vol van technische details….. en bemerkt daarnaast nauwelijks, dat zijn zorgvuldige boodschap niet overkomt.

Er zijn al minstens 2 betrokkenen uit de stuurgroep gestopt met luisteren; ze spelen wat met hun telefoon. Zogenaamd druk met iets anders..

De projectmanager probeert alles feitelijk correct weer te geven, tot in de kleinste details, en zo monotoon; hij lijkt wel een computer; geen enkel grapje of luchtigheid in het verhaal.

Op het moment dat hij een cruciale vraag stelt, bemerkt hij dat het moeilijk is om het juiste antwoord terug te krijgen, simpelweg, omdat een aantal betrokkenen is afgehaakt. Zij vragen om nog meer informatie en langere beslistijd, omdat het hen allemaal nogal erg complex overkomt.

Binnen het programma komen vandaag alle projectmanagers die problemen hebben met het realiseren van vooraf afgestemde tijdlijnen, hun issue toelichten en ook beargumenteren wat de achtergronden zijn.

Voor deze zorgvuldig maar zeer monotoon formulerende projectmanager, was er net een ander en hij hing van de grappen en grollen aan elkaar. Leuk zijn luchtige opmerkingen en hoewel de leden van de stuurgroep veel lachten en aardig geanimeerd waren, viel me op dat deze projectmanager niet bepaald serieus genomen werd. De grappen en grollen leken eigenlijk meer op een afleidings manouvre. Naast zijn taalgebruik, was hij ook vrij druk aan het bewegen met armen en benen. Dat haalde nogal de aandacht weg. Was het de stuurgroep nu wel duidelijk, dat er een serieus probleem was blijven bestaan, dat onvoldoende gemanaged was?

Was de samenhang met de overige deelprojecten wel aan de orde geweest en de impact die dit project heeft op enkele andere cruciale projecten? Het leek gemakkelijk om op een grappige manier snel een beslissing af te dwingen; en hoe gaat dat de volgende keer? Hoe gaat deze meneer zich er dan uitredden?

Projectmanager nummer 3 deed zijn opwachting; hij had forse vertraging opgelopen met de vooraf afgesproken deliverables; Echter hij hanteerde een strategie, die ik al vaker van zijn kant gezien had; De achterliggende reden had niets te maken met de manier waarop hij zijn project managde, het lag allemaal aan 2 andere afdelingen, die afspraken niet na waren gekomen. De schuld van vertraging lag volledig buiten zijn project management aanpak. Hij sprak op vrij luide en duidelijke toon en een ding was heel erg duidelijk. De mensen in zijn project onder zijn aanvoering hadden enorm goed hun best gedaan, maar het lag allemaal aan anderen. Daar lag de schuld; afspraken waren niet nagekomen etc. Hij bracht de boodschap met enorme overtuigingskracht en wees ook letterlijk met zijn vinger; ik voelde dat ik van goed huizen moest komen om hem een andere kant op te bewegen.

Deze projectmanager vertrok met de boodschap dat er nader onderzoek nodig was; iets wat hem hogelijk verbaasde; voor hem was het klip en klaar waar de schuld lag. Bij andere afdelingen…

Dan was er nog een 4e projectmanager en het zal je niet verbazen, dat ook zijn project vertraging had opgelopen. Hij lichtte uitgebreid toe, dat er vertraging was gekomen en tegelijkertijd was zijn boodschap; inderdaad er is vertraging EN op de langere termijn, gaat dat allemaal goed komen. Hij benadrukte met name dat de stuurgroepleden van het programma zich absoluut geen zorgen hoefden te maken over de opgetreden vertraging; dat kwam wel vaker voor en er waren nog genoeg mogelijkheden om dit weer recht te trekken. De boodschap was dus: Ja er is vertraging, maar maak je absoluut geen zorgen; het gaat helemaal goed komen! Vertrouw op mij.

Deze projectmanager sprak zo nu en dan op gedempte toon…. En feitelijk was de teneur van de boodschap: No worries;

Dan was er nog een laatste projectmanager, die zijn presentatie en toelichting mocht komen houden.

Hij vormde meteen een enorm contrast met alle voorgangers. Wat opviel was het volgende: Deze projectmanager begon zich meteen in alle toonaarden te verontschuldigen voor het feit, dat er vertraging was opgetreden in de afgesproken deliverables rondom zijn project. Een aantal keren zei hij “sorry” en ook “excuus voor de opgetreden vertraging en het feit dat hij dat niet onmiddellijk had gemeld. In het vervolg zou hij heel anders handelen in dit soort situaties”. Uiteindelijk vroeg hij haast nederig om begrip en ook om ajb verder te mogen gaan met het project. Het leek er even op, dat hij door de knieen zou gaan om dit te vragen.

Herken je iets in de stereotyperingen van de projectmanagers? Komen de verschillende stijlen je bekend voor?

Virginia Satire heeft onderzoek gedaan naar verschillende presentatiestijlen.

Zij ontdekte de volgende verschillende stijlen:

1; De computer; spreekt vanuit feiten en zeer monotoon, op dezelfde toonhoogte

2: De distracter ofwel de afleider; haalt met grappen en grollen en ook lichaamshouding, de aandacht van de inhoud van de boodschap af.

3: De blamer ofwel de schuldgever; hij legt de schuld bij een ander weg

4: De leveler ofwel de geruststeller; maak je geen zorgen

5: De placater ofwel excuuszoeker

Het meest levendig is, om van alle verschillende stijlen elementen te integreren. In de praktijk hebben mensen vaak voorkeuren voor 1 of 2 stijlen; en 1 of 2 stijlen, die helemaal niet toegepast worden. Het bewust worden waar de voorkeuren liggen en waar de ontwikkelpunten liggen, vormt een van de onderdelen van de training “Soft skills”.